組織你的生活:如何用谷歌日歷計劃你的一周

大多數人可能會更有條理,特別是我們這些在家工作和/或經營企業的人。幸運的是,我們都可以訪問谷歌日歷。它是免費的,可以與其他日歷和工作效率應用程序同步,比如Trello或Contation,而且相對容易使用。超越手寫的待辦事項清單;下面是如何使用谷歌日歷來計劃你的一周。


  • 安排好你的一周

文章:《組織你的生活:如何用谷歌日歷計劃你的一周》_配圖

許多人使用日歷應用程序來跟蹤約會或Zoom通話。這很好,但你還可以做更多的事情。使用谷歌的日歷應用程序作為計劃程序,你可以:

  1. 制作數字待辦事項清單
  2. 創建事件和任務
  3. 顏色編碼項目
  4. 設置提醒

您還可以添加擴展以擴展其功能。有些是美觀的,比如讓你設置背景圖像的那些

或者選擇谷歌為顏色編碼提供的標準顏色之外的顏色。其他人可以與Join.Me等視頻會議應用程序集成。


  • 創建任務列表、日歷和類別

文章:《組織你的生活:如何用谷歌日歷計劃你的一周》_配圖1

在制定時間表之前,問問自己平時都做些什么。這聽起來很簡單,但是寫下常規的任務和重要的事項,比如會議,會幫助你更好地管理你的時間。你可以從創建一個待辦事項列表開始。

客戶關系管理公司銅業內容營銷經理Katrina Oko-Odoi建議

人們“著眼于長期和短期。記錄下你需要完成的項目或任務,即使你不需要在今天或本周完成它們。對于較大的項目,試著把它們分解成可行的步驟。這會讓你更容易在日歷上畫出時間?!?/p>

你可以使用其他鏈接到谷歌日歷的工作效率應用程序來創建你的清單,或者只使用谷歌任務

為了簡單起見。任務可以從任何谷歌工作空間應用程序訪問,如Drive、Calendar或Keep。單擊右側菜單欄上的藍色復選標記圖標進行訪問。

用任務來草草寫下你知道的一周內你必須做的事情的清單,沒有特定的順序。完成后,單擊它們并將其作為新任務拖到日歷上的特定日期。例如,如果你知道你想在一周內阻止鍛煉的時間,你可以創建一個名為“鍛煉”的任務,然后將其拖到所需的日期和時間。

文章:《組織你的生活:如何用谷歌日歷計劃你的一周》_配圖2

按列表對任務進行分組,以便更輕松地跟蹤它們。例如,你可以列一個名為“家務”的清單,用來記錄日常的家務活,或者“生活管理”,比如查收電子郵件和安排約會。如果你想在瀏覽器中的任何地方自由地添加和組織任務,可以查看一下擴展程序,比如Chrome版的Tasksboard應用程序。

谷歌日歷還允許你為你生活的不同方面創建不同的日歷。您可以有一個用于工作的日歷和一個用于個人事件的日歷,其中填充了與每個類別相關的任務。如果你的日歷主要用于工作,試著為重要的會議制作日歷,一個用于項目截止日期,另一個用于工作事件,以使你的工作生活更有條理。特定的日歷可以從左側的側邊欄打開和關閉。

要創建新日歷,請單擊左下角其他日歷部分旁邊的加號(+)圖標,然后選擇創建新日歷。為日歷添加名稱,編寫描述,并分配所有者(如果多個人使用同一個Google帳戶)。


  • 添加到您的日歷

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將新任務、事件或提醒添加到日歷很容易。點擊并拖動你想要添加的特定日期,就會彈出一個新的框,你可以在其中填寫具體信息?;蛘?,只需單擊左上角大加號旁邊的創建按鈕。

如果要將任務設置為重復,請在顯示不重復的位置單擊該任務的時間。將打開一個下拉菜單,其中包含一系列選項,您可以選擇重復該任務。根據待辦事項的不同,您可以將其設置為每天、每周、每月或在一周中的特定日期重復。你可以為你的鍛煉任務設定一個時間,它會在接下來的每周都顯示出來。

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用顏色標記你的日程表可能看起來沒有必要,但它有助于讓事情保持井然有序,這樣它就不會變得不堪重負。創建新任務或事件時,您將看到一個默認為藍色的圓形圖標。單擊它可更改日歷上顯示的顏色。

不喜歡你看到的選項嗎?如果您有其他顏色的擴展,安裝后,單擊顏色框中的加號圖標,然后從Google的顏色選擇器中插入十六進制值。


  • 每周計劃的最佳實踐

在填寫日程表時,Oko-Odoi建議首先添加“沒有商量余地”。這些是必須在特定時間和日期進行的約會、會議和其他活動。然后,你可以從你的待辦事項列表中填寫其他要點,從谷歌任務或任何其他連接的應用程序或擴展程序中提取這些要點。

從最重要的事情開始,留出足夠的時間,這樣你就不會匆忙或在一天內被太多的任務淹沒。如果你正在做一些特別密集的事情,試著把它分成幾天的時間塊。嘗試這兩種類型的時間阻塞,以獲得你喜歡的感覺,然后運行它。

例如,工作效率YouTuber Jules Acree在她的日歷上將某些日子標記為“土豆日”,而其他日子則被標記為“創造日”。在“土豆日”,Acree處理編輯任務和其他不需要出現在鏡頭前或看起來很花哨的待辦事項。創作日是拍攝視頻和/或開會的日子。

要像她那樣為每一天創建標簽,只需將持續一整天的事件添加到您的日歷中,并按此進行標記。Acree還用亮黃色對截止日期進行顏色編碼,以便突出它們–這對分配自己的工作時間表的自由職業者特別有用。如果你想看到她進一步打破她的組織哲學,看看上面的視頻。

確保你有足夠的時間休息。連續工作五個小時在紙面上看起來很好,但如果你不偶爾抽出一點時間來后退一步,最后你會筋疲力盡的。提醒功能在這里派上了用場–如果你是那種忙于工作的人,試著在你的工作日安排伸展休息提醒。

為通話安排幾段時間,包括提前準備幾分鐘。這樣一來,你就可以在不同的任務之間進行解壓,并在需要調用Zoom時全神貫注。您可以將這些塊稱為“準備時間”,并以不同于其他塊的顏色對它們進行編碼。

最后,有時事情不知從哪里冒出來的。當這種情況發生時,你需要時間來處理它。盡量留出時間,以防你接到一個意外的電話,或者不得不跳到一項計劃外的任務中去。做到這一點,你仍然有時間和空間把你的主要待辦事項放在罐子里。


  • 你自己試試吧

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你使用谷歌日歷的次數越多,組織你的一周就越容易。學習使用快捷鍵等快捷鍵,將幫助你直觀而簡單地計劃你的一天。簡單地說,使用谷歌日歷計劃你的一周的基本原則是:

  1. 列出你的任務,并找出哪些是重復出現的
  2. 對這些任務進行分類
  3. 為這些類別創建日歷
  4. 在日歷上填上你的任務
  5. 按類別對項目進行顏色編碼

如果你不確定這個系統是否適合你,試一周找出答案。打開谷歌日歷,切換到周視圖,然后跳到下一周。你可能還需要一些額外的幫助來消除干擾,避免拖延癥,防止疲勞來保持工作效率。

填寫你計劃的每周日程表,看看堅持你的計劃是多么容易。如需更多,請查看這些日歷提示和谷歌自己的指南。

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– – 轉載請聲明來源:www.gxfxzx.com – –

編譯:盼盼云筆記

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